Guía del usuario: El viaje a SAP S/4HANA en seis pasos
Independientemente de si implementa SAP ERP 6.0 con o sin paquetes de mejora (EHP) o si se encuentra en una versión aún más antigua, el camino hacia SAP S/4HANA siempre es similar. Echemos un vistazo a los pasos individuales.
Las empresas pueden adaptar su viaje a SAP S/4HANA en función de su versión actual de SAP y, a continuación, disfrutar de las ventajas de la suite empresarial de nueva generación. Siga leyendo para conocer los pasos necesarios y recomendados hacia SAP S/4HANA.
1. Convertir a Unicode
SAP HANA necesita Unicode. SAP Business Suite ya está habilitado para Unicode -el estándar internacional para codificar, representar y manejar texto- desde hace unos ocho años. Como resultado, las páginas de código pueden mostrarse en varios idiomas. Sin embargo, no todas las empresas han estado interesadas en convertirse a Unicode, sobre todo las que no hacen negocios a nivel mundial. Pero si desea ejecutar SAP HANA, tendrá que convertirse a Unicode, independientemente de la versión actual de su ERP o del paquete de mejoras en el que se encuentre. Hay empresas ahí fuera que, por ejemplo, todavía trabajan con SAP R/3 Release 4.6. «Es posible pasar de aquí a EHP 7, que es el último paquete de mejora en este momento, sin convertir a Unicode», explica Rudolf Hois, vicepresidente y responsable de desarrollo de SAP S/4HANA, »pero como la mayoría de los clientes combinan este paso con la migración de su base de datos a SAP HANA, tiene sentido convertir primero, como medida preliminar.»
2. Limpie su código personalizado y la gestión de datos (recomendado)
Esto no es absolutamente necesario, pero es una buena idea echar un vistazo al código de tu sistema y librarlo de la hinchazón excesiva. «Llevarse el código muerto implica trabajo», afirma Hois, que aconseja eliminar el código que ya no sea necesario. Los ajustes necesarios para SAP HANA se aplican por igual al código usado y al no usado, y también hay que probarlos. Transferir ese código personalizado a SAP S/4HANA es un esfuerzo que las empresas podrían ahorrarse. Hois también recomienda abordar la tarea de depuración de datos. «Hay un montón de basura en los sistemas que es irrelevante para el negocio del día a día», dice. Los entornos informáticos sufren cambios, pero las empresas siguen aferrándose, por ejemplo, a protocolos de interfaz de sistemas que ya no existen. Cree que hasta el 20% del volumen de datos podría ser, de hecho, basura informática. Cada vez que las empresas migran a una nueva versión, deberían deshacerse de los datos antiguos. Sin embargo, rara vez lo hacen, porque quieren asegurarse de que pueden recurrir a la versión antigua si algo va mal durante la migración. E incluso cuando todo sale bien, los datos permanecen en el sistema. Esto no importa en el «viejo mundo». Los datos se almacenan en disco y el coste adicional es mínimo. Pero con SAP HANA es otra historia. «Como SAP HANA retiene todos los datos en la memoria principal todo el tiempo, la memoria llena de residuos se convierte en un factor de coste», explica Hois. Una buena razón para limpiar.
3. Actualizar a SAP ERP 6.0
Todas las empresas con una versión inferior a SAP ERP 6.0 deben actualizarse. Sólo sobre la base de SAP ERP 6.0 pueden instalarse los últimos paquetes de mejora. «En la práctica, las empresas pasan directamente de SAP ERP 6.0 a EHP 7 de una sola vez», afirma Hois.
4. Actualización a EHP 7
«Se necesita EHP 7 para ejecutar SAP ERP en SAP HANA», explica Hois. Esto permite a los clientes, por ejemplo, combinar procesos transaccionales y analíticos, acceder a datos ERP desde aplicaciones analíticas SAP Fiori en tiempo real, acelerar las ejecuciones MRP y cumplir los requisitos de SAP Simple Finance. Un sistema EHP 7 con SAP Simple Finance es una base ideal para utilizar SAP Simple Logistics, que es la segunda innovación importante de SAP S/4HANA y cuyo lanzamiento está previsto para finales de 2015. En realidad, no es un requisito previo para SAP S/4HANA, pero los clientes que ya han dado este paso dividen el esfuerzo.
5. Migración de bases de datos
Todas las migraciones de bases de datos siguen el mismo patrón: Los sistemas se preparan para la migración (1). Esto ocurre durante el tiempo de actividad del sistema. Durante el periodo necesario para la migración física (2), los sistemas no están disponibles para los usuarios (tiempo de inactividad). A continuación, en el postprocesamiento (3), se realizan las actividades técnicas y comprobaciones posteriores. Mantener el tiempo de inactividad al mínimo es crucial, pero la ventana es diferente para cada cliente. Para garantizar que el sistema esté inactivo el menor tiempo posible, la migración se prueba varias veces y se optimiza en cada ciclo de pruebas. «Sabemos por experiencia que cada migración comprende de dos a cinco migraciones de prueba», dice Hois. «Cuantas más migraciones de prueba se hagan, menor será el tiempo de inactividad al final». Pero la duración depende de cada empresa, de sus redes, del tamaño de su sistema y también de si se utiliza el método de tiempo de inactividad casi nulo. «Esta tecnología permite a las empresas migrar parte de sus datos durante el tiempo de actividad y, por tanto, reducir el tiempo de inactividad», explica Hois. La segunda gran fase de la migración de bases de datos son las pruebas. No es un tema muy popular entre los usuarios, que a menudo lo ven como una carga, si lo único que hace es restablecer el statu quo. Como la mejora o actualización de EHP también requiere un procedimiento de prueba, los clientes suelen combinar los dos pasos. Se limitan a probarlo y evitan molestias entre los usuarios y costes para la empresa.
6. Importar las innovaciones de SAP S/4HANA
Con la primera versión de SAP Simple Finance, los clientes recibieron un nuevo modelo de datos y nuevas funciones para la contabilidad. En la segunda versión, se añadieron nuevas funciones de gestión de tesorería. En la tercera versión, será posible importar más innovaciones y simplificaciones. En la versión más reciente de SAP Simple Finance, se eliminan los agregados y las transferencias de datos se activan automáticamente. En cuanto a la innovación de los procesos empresariales, no es necesario hacer todo el cambio de una sola vez. «Es posible ejecutar la mayoría de los procesos antiguos junto con el nuevo modelo de datos, es decir, utilizar sólo parte de la innovación inicial», explica Hois, aunque señala que la innovación real de los procesos empresariales del nuevo software es lo que realmente aporta valor. Centrarse en una migración que al principio es más bien técnica permite realizar proyectos muy rápidos en el futuro. A finales de 2015 se lanzará SAP Simple Logistics como segunda innovación de SAP S/4HANA, pero SAP Simple Finance debe instalarse, al mismo tiempo o antes, aunque los clientes estén interesados ante todo en SAP Simple Logistics.
De cero a SAP S/4HANA: los seis pasos a la vez
A partir de finales de 2015, dice Hois, será posible cambiar a SAP S/4HANA desde cualquier versión SAP ERP 6.0 con o sin paquetes de mejora, incluyendo la migración de datos y el uso de SAP Simple Finance. El requisito clave para ello es la capacidad Unicode. De esta manera, las empresas pueden ahorrarse el esfuerzo de dar cada paso individualmente y también reducir el tiempo de inactividad. «Por supuesto, los planes del cliente deben ajustarse al entorno y puede tener más sentido actualizar a EHP 7 como preparación», afirma Hois. Al fin y al cabo, las situaciones varían y una migración a SAP S/4HANA debe considerarse siempre en el contexto de la planificación del entorno específica del cliente. Las migraciones a SAP S/4HANA realizadas hasta ahora han revelado una cosa: tres cuartas partes de los proyectos que implicaban un cambio a EHP 7 en HANA se completaron en seis meses, independientemente de los escenarios de actualización individuales. Se trata más o menos del mismo tiempo necesario para una actualización sin migración de base de datos y demuestra que ejecutar actividades en paralelo puede ser una buena forma de prepararse para SAP S/4HANA.
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